2.4. Документальное оформление кассовых операций

Прием и выдача денег из кассы являются хозяйственными операциями. Документы, которыми оформляются эти операции, служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет в организации.

Согласно п. 12 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации кассовые операции оформляются типовыми межведомственными формами первичной учетной документации для предприятий и организаций, которые утверждаются Госкомстатом России по согласованию с Банком России и Минфином России.

Во исполнение приведенных выше норм Постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. N 88 утверждены следующие унифицированные формы первичной учетной документации по учету кассовых операций:

1) приходный кассовый ордер (форма N КО-1);

2) расходный кассовый ордер (форма N КО-2);

3) журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма N КО-3);

4) кассовая книга (форма N КО-4);

5) книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма N КО-5).

Приходные кассовые ордера и квитанции к ним, а также расходные кассовые ордера или заменяющие их документы выписываются бухгалтером организации в одном экземпляре. Заполняться эти документы могут вручную (чернилами, шариковой ручкой) или с помощью средств вычислительной техники (пишущей машины).

Подчистки, помарки или исправления в этих документах не допускаются (п. 19 указанного Порядка).

Операции с наличными средствами должны производиться только в день составления приходных и расходных кассовых ордеров.

В приходных и расходных кассовых ордерах должно быть указано основание для их составления, а также перечислены реквизиты (номера и даты) прилагаемых к ним документов.

Перечень прилагаемых документов Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации не установлен. Организация самостоятельно определяет, реквизиты каких именно документов будут указаны в кассовых документах.

В качестве основания приводится содержание произведенной хозяйственной операции.

Например, при оприходовании в кассу торговой организации выручки, полученной от покупателя за реализованные товары, в строке "Основание" ПКО следует указать: "Оплата за отгруженные товары", а в строке "Приложение" - "Кассовый чек N __, дата; договор поставки N __, дата; накладная N __, дата; счет-фактура N __, дата".

Кассовые документы считаются надлежащим образом оформленными только после их подписания. ПКО заверяется подписью главного бухгалтера или лица, уполномоченного на это письменным распоряжением руководителя предприятия (п. 13 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации).

Документы на выдачу денег (расходный кассовый ордер (РКО) или заменяющие его документы) должны быть подписаны руководителем, главным бухгалтером предприятия или лицами, на то уполномоченными (п. 14 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации).

Составленные и подписанные приходные и расходные кассовые ордера (документы, их заменяющие) регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма N КО-3), а затем передаются для совершения кассовых операций в кассу.

Таков общий порядок регистрации кассовых документов. В особом порядке регистрируются платежные (расчетно-платежные) ведомости. Реквизиты РКО, указанные в штампе, проставленном на ведомости, вносятся в журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов уже после выдачи денежных средств по ведомости.

Передача приходных и расходных кассовых ордеров (или документов, их заменяющих) на руки лицам, вносящим или получающим деньги, запрещается (п. 19 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации).

В пункте 20 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации перечислены требования, предъявляемые к оформлению приходных и расходных кассовых ордеров (или документов, их заменяющих).

Получив ПКО или РКО, кассир обязан проверить:

а) наличие и подлинность на документах подписи главного бухгалтера, а на расходном кассовом ордере или заменяющем его документе - разрешительной надписи (подписи) руководителя предприятия или лиц, на это уполномоченных;

б) правильность оформления документов;

в) наличие перечисленных в документах приложений.

При невыполнении хотя бы одного из этих требований документы возвращаются кассиром в бухгалтерию для надлежащего оформления.

После того как деньги получены или выданы, кассир заверяет своей подписью приходный (расходный) кассовый ордер, а на приложенные к нему документы ставит штамп (или делает запись) "Оплачено" с указанием даты (числа, месяца, года) оплаты.

Кассовые приходные и расходные ордера должны иметь раздельную нумерацию.

Приходный кассовый ордер

Приходный кассовый ордер является документом, при помощи которого оформляется поступление наличных денежных средств в кассу предприятия.

ПКО состоит из двух частей: собственно приходного ордера и отрывной квитанции к нему.

Подписи главного бухгалтера (или лица, на то уполномоченного) и кассира должны стоять как на самом ПКО, так и на квитанции к нему. Кроме того, квитанция заверяется печатью (штампом) кассира, которая проставляется в месте, обозначенном М.П.

После регистрации ПКО в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов квитанция отрезается от ордера (по линии отреза) и выдается на руки лицу, сдавшему деньги, а ПКО остается в кассе.

При наличии у организации филиалов, представительств или иных обособленных подразделений головная организация может присвоить им коды. При оприходовании денег в кассу подразделения в графе "Код структурного подразделения" указывается этот код.

Графа "Код целевого назначения" заполняется только в том случае, если в кассу организации поступили средства целевого финансирования (при условии кодирования организацией данных средств).

Сумма полученных денежных средств указывается прописью в соответствующих строках приходного кассового ордера и квитанции к нему. Запись делается с начала строки с большой буквы.

Сумма НДС (цифрами) отражается в строке "В том числе". В том случае, если товары, работы, услуги не облагаются этим налогом, в данной строке делается запись: "Без налога (НДС)".

В строке "Приложение" в зависимости от вида операции могут быть перечислены следующие документы: кассовый чек, договор, накладная, счет-фактура, банковский чек, авансовый отчет и т.д.

Расходный кассовый ордер

Расходный кассовый ордер применяется для оформления выдачи наличных денег из кассы организации.

В строке "Основание" указывается содержание хозяйственной операции, а в строке "Приложение" перечисляются прилагаемые первичные и другие документы с указанием их номеров и дат составления.

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма N КО-3)

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов применяется для регистрации бухгалтерией приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов.

Кассовая книга (форма N КО-4)

Кассовая книга предназначена для учета поступлений и выдачи наличных денег организации в кассе. Книга должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. На последней странице кассовой книги делается запись "В этой книге пронумеровано и прошнуровано _______ листов", которая заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера организации.

Каждый лист книги заполняется в двух экземплярах. Первый экземпляр листа остается в кассовой книге, второй экземпляр является отрывным. Он служит отчетом кассира, который под расписку в кассовой книге вместе с приходными и расходными кассовыми документами в конце рабочего дня передается в бухгалтерию.

Первому и второму экземпляру листов присваиваются одинаковые номера.

В соответствии с п. 24 Порядка ведения кассовых операций записи в кассовую книгу вносятся кассиром сразу же после получения или выдачи денег по каждому ордеру или другому заменяющему его документу.

Ежедневно в конце рабочего дня кассир подводит итоги за день, рассчитывает остаток денег в кассе на конец дня, который является остатком на начало следующего дня.

В том случае, если кассир ошибся, внося запись в кассовую книгу, он может ее исправить. Для этого неправильная запись кассиром зачеркивается и вместо нее делается правильная запись, которую он должен заверить собственной подписью, а также подписью главного бухгалтера предприятия или лица, его заменяющего (п. 23 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации). Подчистки и иные исправления в кассовой книге не допускаются.

Согласно п. 23 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации на предприятии может вестись только одна кассовая книга. Однако данное требование практически невыполнимо в том случае, если предприятие имеет территориально удаленные от головной организации обособленные подразделения.

В нарушение этого требования в обособленных подразделениях открываются самостоятельные кассы и ведутся дополнительные кассовые книги. В результате таких действий предприятие может быть оштрафовано по ст. 15.1 КоАП РФ.

Для того чтобы этого избежать, можно открывать в обособленных подразделениях операционные кассы. Наличные деньги из кассы головной организации выдаются под отчет кассирам подразделений с установлением сроков отчета по выданным средствам.

Пунктом 25 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации допускается ведение кассовой книги с помощью средств вычислительной техники. При этом должны обеспечиваться полная сохранность кассовых документов и выполняться требования, предъявляемые к оформлению листов кассовой книги.

В этом случае за каждый рабочий день формируются две одинаковые по содержанию и имеющие один и тот же номер машинограммы: "Вкладной лист кассовой книги" и "Отчет кассира".

В последней за каждый месяц машинограмме "Вкладной лист кассовой книги", кроме того, должно автоматически печататься общее количество листов кассовой книги за каждый месяц, а в последней за календарный год - общее количество листов кассовой книги за год.

Вкладные листы кассовой книги целесообразно сгруппировать за каждый месяц отдельно и таким образом их хранить. По окончании календарного года (или по мере необходимости) они брошюруются в хронологическом порядке. Общее количество листов за год заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия, и книга опечатывается.

Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера предприятия (п. 26 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации).

Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма N КО-5)

Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств ведется только теми организациями, которые имеют в штате нескольких кассиров.

Она применяется для учета денег, выданных старшим кассиром из кассы организации другим кассирам или доверенным лицам (раздатчикам), а также учета возврата наличных денег и кассовых документов по произведенным операциям.

Перед началом рабочего дня старший кассир выдает другим кассирам необходимые им для осуществления расходных операций суммы наличных денег, за которые они расписываются в книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств.

Кассиры в конце рабочего дня обязаны отчитаться перед старшим кассиром за деньги, полученные от него авансом и принятые в течение дня по приходным документам. За кассовые документы по произведенным операциям и остаток наличных денег, переданные кассирами старшему кассиру, они также расписываются в книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств.

Расчеты с подотчетными лицами

В соответствии с п. 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации предприятия вправе выдавать наличные деньги из кассы под отчет:

- на хозяйственно-операционные расходы;

- на расходы экспедиций, геолого-разведочных партий и уполномоченных предприятий и организаций;

- на расходы структурных подразделений, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности предприятия.

Размер денежных средств и сроки, на которые они выдаются под отчет, определяются руководителем предприятия. С этой целью на предприятии издается организационно-распорядительный документ (приказ, распоряжение и т.п.).

К хозяйственно-операционным расходам относятся расходы: на хозяйственные нужды, на оплату товаров (работ, услуг), на служебные командировки и пр.

Перед направлением работника в командировку бухгалтерией предприятия рассчитываются его предполагаемые расходы и в пределах рассчитанных сумм работнику из кассы выдается аванс.

По возвращении из командировки работник обязан в течение трех рабочих дней отчитаться о потраченных суммах и произвести окончательный расчет по ним (п. 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации).

Для этого он составляет и представляет в бухгалтерию авансовый отчет (форма N АО-1) и прикладывает к нему все документы, подтверждающие произведенные расходы. Это могут быть билеты до места назначения и обратно, квитанции за пользование постельными принадлежностями, счета гостиницы, командировочное удостоверение с отметками о датах выбытия в командировку, о датах прибытия и выбытия в организации, куда он был направлен, а также о дате возвращения. Кроме того, к авансовому отчету нужно приложить служебное задание для направления в командировку с кратким отчетом о его выполнении.

Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу.

Передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается.

Материальная ответственность работников

Трудовым законодательством предусмотрена обязанность работника возместить ущерб, причиненный работодателю (ст. 238 ТК РФ).

Статьей 243 ТК РФ предусмотрены различные основания полной материальной ответственности. В частности, в соответствии с п. 2 ст. 243 ТК РФ полная материальная ответственность работника наступает при выявлении недостачи ценностей, вверенных ему на основании специального письменного договора.

Заключение договора о полной материальной ответственности предусмотрено п. 32 и 33 Порядка ведения кассовых операций.

Минтруда России Постановлением от 31 декабря 2002 г. N 85 утвердило Перечень должностей работников, а также работ, при выполнении которых может вводиться полная материальная ответственность за недостачу вверенного работникам имущества, и типовые формы договоров.

В этот Перечень включены кассиры, контролеры, кассиры-контролеры (в том числе старшие), а также другие работники, выполняющие обязанности кассиров (контролеров).

Предметом договоров о полной индивидуальной материальной ответственности является возмещение работодателю причиненного ущерба в полном размере за недостачу вверенного работникам имущества.

Подписание договора о полной материальной ответственности с кассирами целесообразно проводить одновременно с подписанием трудового договора. В тексте трудового договора нужно оговорить и условия работы, и то, что она будет связана с приемом и выдачей наличных денег на условиях полной материальной ответственности работника.

При подписании договора могут быть оговорены конкретные обязательства работодателя, которые он обязан выполнить для создания условий хранения имущества, вверенного работнику (ст. 239 ТК РФ).

Кроме того, необходимо под расписку ознакомить кассира с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, проинформировать его о функциональных обязанностях и о порядке документального оформления кассовых операций с использованием контрольно-кассовой техники, а также о порядке сдачи денежной выручки инкассаторам или в кассу организации.

В интересах как работника, так и работодателя до заключения договора о полной материальной ответственности необходимо провести инвентаризацию (проверку наличия) имущества, вверяемого работнику. Инвентаризация может проводиться при уходе материально ответственных лиц в отпуск, возвращении их из отпуска, продолжительной болезни и увольнении.

Взысканию ущерба, причиненного недостачей, должно предшествовать определение его размера. При определении размера возмещения ущерба по трудовому праву неполученные доходы (упущенная выгода) не учитываются и взысканию не подлежат.

Под прямым действительным ущербом понимаются реальное уменьшение наличного имущества работодателя или ухудшение состояния указанного имущества, а также необходимость произвести затраты либо излишние выплаты на приобретение и восстановление имущества.

По общему правилу размер ущерба, причиненного работодателю при утрате и повреждении (порче) имущества, определяется по фактическим потерям, исчисляемым исходя из рыночных цен, действующих в определенной местности на день причинения ущерба, но не ниже стоимости имущества по данным бухгалтерского учета с учетом степени износа этого имущества (ст. 246 ТК РФ).

Инвентаризация денежных средств

Общий порядок проведения инвентаризации имущества организации изложен в ст. 12 Закона о бухгалтерском учете и детализирован в Методических указаниях о проведении инвентаризации имущества и обязательств, утвержденных Приказом Минфина России от 13 июля 1995 г. N 49.

Порядок и сроки проведения инвентаризации определяются руководителем организации, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.

В обязательном порядке инвентаризация проводится:

- перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;

- при смене материально ответственных лиц;

- при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;

- в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

- при реорганизации или ликвидации организации.

Для оформления результатов инвентаризации наличных денежных средств применяется унифицированная форма N ИНВ-15, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. N 88.

Другие сроки проведения инвентаризации можно устанавливать самостоятельно, причем их нужно зафиксировать в учетной политике организации.

Кроме общих правил по проведению инвентаризации имущества и обязательств должен соблюдаться Порядок ведения кассовых операций. Так, п. 37 данного Порядка предусмотрено, что в сроки, установленные руководителем организации, а также при смене кассиров проводится внезапная ревизия кассы с полным полистным пересчетом денежной наличности и проверкой других ценностей, находящихся в кассе. Их фактический остаток в кассе сверяется с данными учета по кассовой книге.

Как следует из этого пункта, в организации кроме ежегодной инвентаризации необходимо проводить и регулярные внезапные проверки денежной наличности.

Проверки кассы можно проводить с любой периодичностью - как ежемесячно, так и ежеквартально. Главное - проверять кассу внезапно, чтобы кассир не знал заранее о запланированной проверке.

Примерная форма акта такой внезапной проверки приведена в приложении 4 к Порядку ведения кассовых операций в Российской Федерации.

Правом проводить ревизию кассы и проверять соблюдение кассовой дисциплины наделены и аудиторы при проведении аудита в соответствии с заключенными договорами, и учредители организации (ревизионная комиссия (ревизор), которая образуется в соответствии с учредительными документами организации).

<< | >>
Источник: Корнийчук Г.А.. Наличные денежные расчеты: с учетом последних изменений в законодательстве. 2006

Еще по теме 2.4. Документальное оформление кассовых операций:

  1. 7.5 Документальное оформление инвентаризации
  2. 19. Учет кассовых операций
  3. 71. Бухгалтерский учет кассовых операций
  4. 72. Первичные документы по учету кассовых операций
  5. 1.2. Документальное оформление поступления и отпуска материально-производственных запасов
  6. IV. Участие юридических лиц; индивидуальных предпринимателей в наличном денежном обращении Кассовые операции организаций; индивидуальных предпринимателей
  7. 5.4. ОРГАНИЗАЦИЯ КАССОВЫХ ОПЕРАЦИЙ С ИНОСТРАННОЙ ВАЛЮТО
  8. 2. Кассовые операции
  9. Организация кассовых операций в экономике
  10. § 2. Кассовые операции и операции инкассации
  11. Понятие, значение и правовое регулирование кассовых операций банков
  12. ОРГАНИЗАЦИЯ КАССОВЫХ ОПЕРАЦИЙ
  13. Организация кассовых операций в народном хозяйстве
  14. 2.2. АУДИТ КАССОВЫХ ОПЕРАЦИЙ
  15. 97. Аудит учета кассовых операций
  16. 2.4. Документальное оформление кассовых операций
  17. Механизм осуществления расчетно-кассовых операций в банковском учреждении
  18. 2. Организация и порядок проведения кассовых операций
  19. 37. Кассовые операции банков по обслуживанию клиентов
  20. 5.2. Документальне оформлення руху основних засобів та інших необоротних активів
- Авторское право - Адвокатура - Административное право - Административный процесс - Антимонопольно-конкурентное право - Арбитражный (хозяйственный) процесс - Аудит - Банковская система - Банковское право - Бизнес - Бухгалтерский учет - Вещное право - Государственное право и управление - Гражданское право и процесс - Денежное обращение, финансы и кредит - Деньги - Дипломатическое и консульское право - Договорное право - Жилищное право - Земельное право - Избирательное право - Инвестиционное право - Информационное право - Исполнительное производство - История государства и права - История политических и правовых учений - Конкурсное право - Конституционное право - Корпоративное право - Криминалистика - Криминология - Маркетинг - Медицинское право - Международное право - Менеджмент - Муниципальное право - Налоговое право - Наследственное право - Нотариат - Обязательственное право - Оперативно-розыскная деятельность - Права человека - Право зарубежных стран - Право социального обеспечения - Правоведение - Правоохранительная деятельность - Предпринимательское право - Семейное право - Страховое право - Судопроизводство - Таможенное право - Теория государства и права - Трудовое право - Уголовно-исполнительное право - Уголовное право - Уголовный процесс - Философия - Финансовое право - Хозяйственное право - Хозяйственный процесс - Экологическое право - Экономика - Ювенальное право - Юридическая деятельность - Юридическая техника - Юридические лица -